מערכות מידע

אנחנו חיים בעידן המידע – אנחנו מוצפים בו בכל עת, משתמשים בו ומנתבים אותו לצרכינו, הן ברובד האישי הפרטי והן ברובד העסקי מסחרי. אבל בעוד חשיבותו של המידע שאנחנו צוברים ברובד הפרטי היא מינורית למדי ויכולה לשמש אותנו, לכל היותר, כגימיק חברתי, המידע שאנחנו צוברים ברובד העסקי הוא חשוב ביותר והכרחי לפעילותו התקינה של העסק. על מנת שלא יאבד אפילו פירור מהמידע הכל כך חשוב, אנחנו משתמשים במערכות מידע, הקולטות את המידע, מעבדות אותו ואף שולפות אותו על פי הצורך על פי פילוח בחתכים הנדרשים לנו.

 

מהי חשיבותן של מערכות מידע לארגון?

חישבו לרגע על הגוף שלכם כעל “ארגון”. הגוף מקבל את המידע באמצעות החושים שלו, מעבד אותו תוך יצירת סנכרון בין סוגי הקלט השונים (למשל, אני רואה שהכדור הוא אדום, אני נוגע בו וחש שהוא קר וכד’). מהבחינה הזו, למעשה, הגוף שלנו הוא מערכת מידע אולטימטיבית, אשר מערכות מידע ממוחשבות שואפות להגיע לרמת היכולות שלו. אבל, אם נשוב למערכות מידע ארגוניות, נגלה שהן פועלות צורה דומה – מידע הנצבר ממקורות שונים (ולעיתים, גם בפורמטים שונים) משמש אותנו לצורך פעילות שוטפת וגם לצורך הסקת מסקנות וגיבוש אסטרטגיית פעילות עסקית עתידית. לפעמים, מדובר ביותר ממערכת מידע אחת בודדת, אלא במספר מערכות מידע אשר חייבות לפעול בסנכרון מושלם ביניהן, על מנת להשיג את המטרה.

 

היכן משמשות אותנו מערכות המידע?

בפועל, ארגון שפועל נכון, יהיה מרושת במערכות מידע מקצה לקצה ובכל עומק, על מנת לכסות את כל תחומי הפעילות וכל הפעילויות שלו מול ספקים, לקוחות קיימים, לקוחות פוטנציאליים ועובדים. לא יהיה, ולו פריט אחד מידע שלו, שלא יאוחסן, יאונדקס ויהיה זמין לשליפה עתידית בעת הצורך, תוך פרק הזמן הקצר ביותר האפשרי. זוהי מערכת המחשוב האולטימטיבית, שאליה שואף על ארגון שרוצה לייעל את ההתנהלות שלו. במציאות, ניתן לומר שלמרות שמרבית המקרים מדובר באוטופיה, מערכות מידע כיום (כאשר הן מנוהלות ומתוחזקות כהלכה, כמובן) מתקרבות לשם, כך שמובן שהן הפכו לליבת הפעילות של הארגונים המשתמשים בהן.